Términos y Condiciones del Servicio

Los presentes Términos y Condiciones del Servicio (en adelante, los “Términos”) regulan el acceso y el uso de la plataforma RRHH SaaS (en adelante, la “Plataforma” o el “Servicio”), operada por RRHH SaaS (en adelante, el “Prestador”, “RRHH SaaS” o “nosotros”), accesible desde https://grhsoftware.app.

1. Aceptación y partes

Estos Términos constituyen un acuerdo vinculante entre el Suscriptor (persona jurídica que contrata el Servicio) y RRHH SaaS. Al registrarse, contratar un plan o utilizar la Plataforma de cualquier forma, el Suscriptor declara que: (i) ha leído y entendido estos Términos; (ii) cuenta con capacidad legal y representación suficiente para obligarse; y (iii) acepta los Términos de forma íntegra e incondicional. Los Usuarios que el Suscriptor habilite en la Plataforma quedan vinculados por estos Términos, siendo el Suscriptor responsable de comunicárselos y hacerlos cumplir.

Si no está de acuerdo con cualquiera de las disposiciones, debe abstenerse de acceder y usar el Servicio.

2. Definiciones

• Suscriptor: persona jurídica que contrata uno de los planes de RRHH SaaS para gestionar sus procesos de selección, contratación y administración de personal. Es Responsable del Tratamiento de los datos personales que sube a la Plataforma.
• Usuario: persona natural a quien el Suscriptor asigna credenciales para acceder a la Plataforma con un rol determinado.
• Candidato: persona natural cuyos datos personales son tratados a través de la Plataforma con ocasión de un proceso de selección, validación o contratación.
• Empleado: persona natural vinculada laboralmente al Suscriptor, cuyos datos son administrados a través de la Plataforma.
• Tenant: espacio lógico aislado dentro de la Plataforma asignado a cada Suscriptor, con sus propios datos, usuarios, configuraciones y consumo.
• Plataforma / Servicio: el software como servicio (SaaS) de RRHH SaaS, incluido su sitio web, APIs, aplicaciones, documentación y materiales asociados.
• Servicios de Validación: estudios de seguridad y confiabilidad de pre-empleo disponibles en la Plataforma (background check, visita domiciliaria, pruebas psicotécnicas y de conocimiento, polígrafo / EyeDetect, entre otros).
• Plan: la modalidad comercial elegida por el Suscriptor (Free, mensual, anual, empresarial) con su correspondiente precio, límites y funcionalidades.
• Free Trial: periodo de prueba sin costo de catorce (14) días previo a la facturación efectiva del plan elegido.
• Datos Personales: cualquier información vinculada o asociable a una persona natural determinada o determinable, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).
• DPA: Data Processing Agreement o Acuerdo de Tratamiento de Datos celebrado entre el Suscriptor (Responsable) y RRHH SaaS (Encargado).

3. Objeto del contrato

RRHH SaaS provee al Suscriptor un software como servicio (SaaS) en la nube para la gestión integral del ciclo de vida del talento humano: requisición de cargos, convocatoria, recepción y selección de candidatos (Kanban), ejecución de Servicios de Validación, gestión documental, contratación, administración de empleados activos, nómina (cuando aplique), evaluación de desempeño y trazabilidad criptográfica (SHA-256) de las acciones críticas.

El objeto del contrato comprende: (i) la concesión de la licencia de uso descrita en la sección 4; (ii) la prestación de soporte conforme al plan; (iii) la disponibilidad de la Plataforma conforme al SLA; y (iv) el tratamiento de los datos del Suscriptor como Encargado conforme al DPA.

4. Concesión de licencia de uso

RRHH SaaS concede al Suscriptor, durante la vigencia del contrato y siempre que se encuentre al día en sus obligaciones, una licencia limitada, no exclusiva, no transferible, no sublicenciable y revocable para acceder y usar la Plataforma a través de internet, exclusivamente para los fines internos de su negocio.

El Suscriptor y sus Usuarios no podrán:

• Realizar ingeniería inversa, descompilar, desensamblar o intentar obtener el código fuente del Servicio.
• Copiar, modificar, traducir o crear obras derivadas de la Plataforma.
• Sublicenciar, arrendar, vender, ceder o transferir la licencia a terceros.
• Usar el Servicio para prestar servicios a terceros que no sean parte del Suscriptor (salvo acuerdo de revendedor o “white-label” específicamente pactado).
• Acceder a la Plataforma mediante medios automatizados no autorizados (scraping masivo, bots) que puedan afectar su rendimiento o seguridad.
• Cargar contenido ilícito, difamatorio, vulneratorio de derechos de terceros, malicioso o que contenga código dañino.

5. Obligaciones del Suscriptor

El Suscriptor se obliga a:

• Suministrar información veraz, exacta y actualizada al momento del registro y durante toda la relación contractual (datos de la empresa, datos del representante legal, métodos de pago).
• Pagar oportunamente las cuotas del plan, los Servicios de Validación consumidos y los demás conceptos facturados.
• Actuar como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales que ingrese a la Plataforma (candidatos, empleados, terceros), lo que implica: (i) tener base legal para el tratamiento; (ii) obtener los consentimientos exigidos por ley; (iii) responder a los titulares por el ejercicio de sus derechos; (iv) suministrar a los titulares los avisos y políticas que correspondan; y (v) cumplir cualquier otra obligación que la normativa le imponga como Responsable.
• Custodiar las credenciales de acceso de sus Usuarios y notificar de inmediato cualquier uso indebido, compromiso de cuenta o incidente de seguridad relacionado.
• Usar la Plataforma conforme a la ley y a estos Términos, absteniéndose de tomar decisiones de exclusión basadas en criterios discriminatorios prohibidos.
• Implementar medidas razonables de seguridad sobre la información que descargue o exporte de la Plataforma.
• Designar un contacto técnico y un contacto comercial/de facturación para la interlocución con RRHH SaaS.

6. Obligaciones de RRHH SaaS

RRHH SaaS se obliga a:

• Prestar el Servicio con diligencia profesional conforme a las características del plan contratado y a la documentación pública vigente.
• Mantener la disponibilidad de la Plataforma conforme al SLA descrito en la sección 11.
• Aplicar medidas técnicas y organizativas de seguridad apropiadas a la naturaleza de los datos tratados (cifrado AES-256-GCM, TLS, hash SHA-256, RBAC, auditoría inmutable, respaldos).
• Tratar los Datos Personales como Encargado, conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales y al DPA suscrito.
• Brindar soporte técnico conforme al plan contratado.
• Informar al Suscriptor con razonable antelación sobre cambios significativos en la Plataforma, interrupciones programadas o incidentes de seguridad.

7. Planes, precios y facturación

7.1 Planes y modalidad

El Suscriptor elige el plan que se ajuste a sus necesidades. Los planes pueden facturarse en modalidad mensual o anual (con descuento por pago anticipado), y se complementan con cargos variables por consumo de Servicios de Validación facturados mes vencido sobre el uso real.

7.2 Free Trial

El Suscriptor podrá disfrutar de un Free Trial de catorce (14) días sin costo al inicio. Para activar el Free Trial puede o no requerirse el ingreso de método de pago según la configuración vigente. Al término del Free Trial, si el Suscriptor no cancela, el plan elegido comenzará a facturarse automáticamente.

7.3 Procesador de pagos

Los pagos son procesados a través de Stripe (Stripe, Inc.), proveedor certificado PCI-DSS Nivel 1. RRHH SaaS no almacena los datos de tarjeta en sus servidores. El Suscriptor autoriza el cobro recurrente por el ciclo elegido (mensual o anual) en su método de pago registrado.

7.4 Impuestos

Los precios publicados no incluyen impuestos, los cuales se aplicarán conforme a la normativa fiscal del país del Suscriptor (IVA, retenciones, etc.).

7.5 Mora y suspensión por impago

En caso de mora superior a quince (15) días calendario, RRHH SaaS podrá suspender el acceso al Servicio previa notificación al contacto de facturación. La reactivación procederá una vez se regularice la situación. La mora superior a sesenta (60) días faculta a RRHH SaaS para terminar el contrato y proceder conforme a la sección 8.

7.6 Actualización de precios

RRHH SaaS podrá actualizar las tarifas con preaviso al Suscriptor de al menos treinta (30) días calendario. Los Suscriptores con plan anual vigente conservarán su tarifa hasta el siguiente ciclo de renovación.

8. Cancelación y devolución de datos

El Suscriptor puede cancelar el Servicio en cualquier momento desde la consola de billing o mediante notificación a soporte@grhsoftware.app. La cancelación surte efectos al término del ciclo de facturación en curso, salvo terminación inmediata por incumplimiento contractual.

Una vez cancelado el contrato:

• El Suscriptor dispondrá de un periodo de treinta (30) días calendario para exportar sus datos en formato estructurado (CSV, JSON) desde la propia Plataforma.
• Transcurrido dicho plazo, RRHH SaaS procederá a la supresión segura de los datos del Tenant, salvo aquellos que deba conservar por mandato legal (registros contables, fiscales, auditoría inmutable) o instrucción expresa documentada del Suscriptor.
• Los consumos ya facturados por Servicios de Validación ejecutados no son reembolsables.
• Los pagos de planes anuales prepagados no son reembolsables proporcionalmente, salvo disposición legal en contrario.

9. Propiedad intelectual

9.1 Software y marca

La Plataforma, su código fuente, código objeto, interfaz de usuario, arquitectura, bases de datos, documentación, materiales gráficos, marcas, logotipos, nombres comerciales y demás elementos son propiedad exclusiva de RRHH SaaS o de sus licenciantes. La suscripción no transfiere ningún derecho de propiedad intelectual sobre estos elementos: el Suscriptor recibe únicamente la licencia limitada descrita en la sección 4.

9.2 Datos del Suscriptor

Los datos cargados, generados o procesados por el Suscriptor en la Plataforma (información de candidatos, empleados, documentos, configuración del Tenant) son y permanecen siendo de titularidad y/o responsabilidad del Suscriptor. RRHH SaaS los trata exclusivamente como Encargado conforme al DPA.

9.3 Feedback

Si el Suscriptor o sus Usuarios envían sugerencias, ideas o retroalimentación sobre la Plataforma, RRHH SaaS podrá utilizarlas libremente para mejorar el Servicio sin obligación de compensación.

10. Confidencialidad

Cada Parte se obliga a mantener confidencial cualquier información de la otra Parte que reciba en el marco del contrato y que no sea de dominio público, utilizándola exclusivamente para los fines de ejecución del Servicio. Esta obligación se mantendrá durante la vigencia del contrato y por cinco (5) años posteriores a su terminación. Quedan exceptuadas las divulgaciones legalmente requeridas por autoridad competente, en cuyo caso se notificará a la otra Parte cuando ello sea legalmente permitido.

11. Disponibilidad y SLA

RRHH SaaS se compromete a un objetivo de disponibilidad mensual del Servicio del 99.5 % (“Uptime Target”), calculado sobre el tiempo total del mes calendario, excluyendo:

• Ventanas de mantenimiento programado, comunicadas con al menos cuarenta y ocho (48) horas de antelación.
• Indisponibilidades atribuibles a causas ajenas (fuerza mayor, ataques DDoS no mitigables, problemas del proveedor de internet del Suscriptor, etc.).
• Indisponibilidades atribuibles al Suscriptor o a sus Usuarios.

El soporte se presta en horario hábil (Colombia, GMT-5) por correo electrónico. Los planes empresariales pueden incluir soporte extendido, canal Slack/Teams compartido y tiempos de respuesta específicos según contrato individual.

12. Limitación de responsabilidad

La Plataforma se proporciona como una herramienta tecnológica de apoyo a la gestión del talento humano. Las decisiones de selección, contratación, no contratación, terminación, evaluación o cualquier otra son adoptadas única y exclusivamente por el Suscriptor. RRHH SaaS no es responsable de:

• Las decisiones tomadas por el Suscriptor con base en la información de la Plataforma.
• La veracidad de los datos suministrados por Candidatos, Empleados o terceros.
• Las disputas laborales, comerciales o civiles entre el Suscriptor y terceros.
• Pérdidas indirectas, lucro cesante, daño emergente especial, daño moral o reputacional, salvo que la ley lo impida limitar.
• Pérdidas derivadas de fuerza mayor, caso fortuito, ataques cibernéticos no atribuibles a negligencia grave de RRHH SaaS, o causas ajenas al control razonable del Prestador.

La responsabilidad total acumulada de RRHH SaaS frente al Suscriptor por cualquier reclamación relacionada con el Servicio no excederá el monto efectivamente pagado por el Suscriptor a RRHH SaaS en los doce (12) meses anteriores al evento que origina la reclamación. Esta limitación no aplica en casos de dolo o culpa grave debidamente probados.

13. Indemnidad

El Suscriptor mantendrá indemne a RRHH SaaS, sus accionistas, administradores, empleados y contratistas frente a cualquier reclamación de terceros (incluidos titulares de datos, autoridades, candidatos o empleados) derivada de: (i) el incumplimiento por el Suscriptor de sus obligaciones bajo estos Términos o bajo el DPA; (ii) el tratamiento ilícito de Datos Personales cargados a la Plataforma; (iii) las decisiones de contratación o gestión adoptadas por el Suscriptor; (iv) la información incorrecta o ilícita cargada por el Suscriptor o sus Usuarios.

Recíprocamente, RRHH SaaS mantendrá indemne al Suscriptor frente a reclamaciones de terceros que aleguen que el Servicio infringe derechos de propiedad intelectual de un tercero en su versión original sin modificaciones, sujeto a notificación oportuna y cooperación razonable del Suscriptor.

14. Resolución del contrato

El contrato terminará por las siguientes causales:

• Vencimiento del plazo sin renovación.
• Cancelación por el Suscriptor conforme a la sección 8.
• Incumplimiento grave de cualquiera de las Partes, no subsanado dentro de los quince (15) días calendario siguientes al requerimiento escrito.
• Mora superior a sesenta (60) días en el pago.
• Uso de la Plataforma para fines ilícitos, fraudulentos o que comprometan la seguridad o la reputación de RRHH SaaS o de otros suscriptores.
• Insolvencia, liquidación o reorganización empresarial de cualquiera de las Partes.
• Por mutuo acuerdo escrito.

15. Cesión y subcontratación

El Suscriptor no podrá ceder su posición contractual, sus derechos u obligaciones sin autorización previa y escrita de RRHH SaaS. RRHH SaaS podrá ceder el contrato a un afiliado, a un sucesor en sus operaciones o en el marco de una operación corporativa (fusión, escisión, venta de activos), notificándolo al Suscriptor.

RRHH SaaS podrá subcontratar tareas técnicas a terceros (hosting, base de datos, envío de correos, procesamiento de pagos, validaciones), manteniendo en todo caso su responsabilidad frente al Suscriptor. La lista de subprocesadores autorizados se publica en la Política de Tratamiento de Datos Personales.

16. Modificaciones a los Términos

RRHH SaaS podrá modificar estos Términos en cualquier momento. Las modificaciones se publicarán en esta página con su número de versión y fecha de vigencia, y se notificarán al contacto del Suscriptor por correo electrónico con al menos treinta (30) días de antelación. El uso continuado del Servicio luego de la entrada en vigencia constituye aceptación de la versión actualizada. Si el Suscriptor no acepta los cambios, podrá cancelar el Servicio conforme a la sección 8 antes de la fecha de vigencia.

17. Ley aplicable

Estos Términos se rigen, con carácter general, por las leyes de la República de Colombia. No obstante, cuando el Suscriptor tenga su domicilio en un Estado miembro de la Unión Europea, se aplicarán adicionalmente las disposiciones imperativas del país de residencia del Suscriptor en materia de protección de consumidores, protección de datos y demás normas de orden público que correspondan, así como el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).

18. Resolución de disputas

Cualquier controversia derivada de la interpretación o ejecución de estos Términos será resuelta de buena fe mediante negociación directa entre las Partes durante un plazo no menor de treinta (30) días calendario contados desde la notificación escrita. De no llegarse a un acuerdo, la controversia se someterá:

• Suscriptores con domicilio en Colombia: a la jurisdicción de los jueces civiles del circuito de Bogotá D.C., previo agotamiento de los mecanismos alternativos cuando sean de obligatorio cumplimiento.
• Suscriptores con domicilio en la Unión Europea: a los tribunales competentes según las normas de competencia aplicables, sin perjuicio del derecho del Suscriptor consumidor (cuando aplique) a acudir a los tribunales de su lugar de residencia.

19. Notificaciones

Las notificaciones entre las Partes se cursarán por correo electrónico a las direcciones registradas en la cuenta del Suscriptor (contacto comercial / técnico / facturación) y, por parte del Suscriptor, a las direcciones oficiales de RRHH SaaS:

• Comerciales y operativas: contacto@grhsoftware.app
• Soporte: soporte@grhsoftware.app
• Legales: legal@grhsoftware.app
• Datos personales / DPO: dpo@grhsoftware.app

20. Disposiciones finales

• Integridad: estos Términos, junto con la Política de Tratamiento de Datos Personales, la Política de Privacidad, el DPA y el plan contratado, constituyen el acuerdo íntegro entre las Partes en relación con el Servicio, y reemplazan cualquier comunicación previa.
• Divisibilidad: si alguna cláusula es declarada inválida o inexigible por autoridad competente, las demás disposiciones continuarán plenamente vigentes.
• No renuncia: la tolerancia o falta de ejercicio de un derecho por una de las Partes no implica renuncia al mismo.
• Idiomas: la versión original en español prevalece sobre cualquier traducción.
• Encabezados: los encabezados de las cláusulas tienen propósito únicamente referencial y no afectan su interpretación.
• Supervivencia: las cláusulas que por su naturaleza deban subsistir tras la terminación (propiedad intelectual, confidencialidad, limitación de responsabilidad, indemnidad, ley aplicable, resolución de disputas) continuarán vigentes.